Исходя из назначения и функциональных особенностей комплексных продуктов, подвиды СЭД могут быть отнесены к одному из крупных сегментов: знания, электронная система управления документами (EDMS), электронный архив.

Не секрет, что современные организации становятся все более насыщенными знаниями. Системы хранения знаний - более широкое понятие, чем базы данных. Нематериальные активы из области интеллектуальной собственности порой составляют основную часть рыночной стоимости компаний, а эффективность их работы определяется скоростью принятия хорошо обоснованных решений. Технической основой получения и использования знаний являются Интернет/Интранет/Экстра-нет, хранилища и средства преобразования данных, программы статистического анализа, моделирования, планирования и т. д.

EDMS является обычно частью более сложного процесса работы и более крупной обрабатывающей системы, включающей управление знаниями, проектами, групповую работу и поддержку принятия решений. Требования к функциональным возможностям EDMS могут быть кратко сформулированы следующим образом: понятный, легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации.

И последний сегмент - это электронный архив. Сейчас нельзя полностью отказаться от привычных документов, бумажные и электронные архивы еще долго будут существовать одновременно. И все же, электронная копия любого архивного документа может быть быстро получена для чтения, в то время как сам оригинал не извлекается из хранилища. Системы высшего класса позволяют содержать территориально распределенные архивы, поддерживая полный жизненный цикл документа и удаленное администрирование.