Посмеиваясь над тем, что во многих третьих странах до сих пор успешно продаются печатные машинки, западные эксперты отмечали, что в Украине они имеют дело по большей части с технически грамотными и знакомыми с электронными технологиями потребителями. Тем более, считают они, изменения в технологии делопроизводства в нашей стране своевременны.

Практически все производители сетевых многофункциональных аппаратов предлагают и свои СЭД. Иногда это системы, ориентированные только на свою технику, иногда - универсальные. Но все дело в настройке процедур СЭД под каждое конкретное предприятие и способе организации электронных архивов - на дисках, CD или в электронных кабинетах (специализированные сетевые компьютерные блоки для управления, архивации и рассылки документов).

Предложить экономически оправданное и впоследствии работоспособное решение может только сертифицированный эксперт-консультант. Он разрабатывает матрицу целей и возможных решений, оценку стоимости решения и времени на его внедрение, сумму ожидаемой экономии. В отчет об аудите документооборота входят результаты исследований, опросов и рекомендации эксперта. Приоритетными признаются мероприятия, у которых одновременно самое малое время, требуемое для внедрения, и самая низкая стоимость решения.

Обратите внимание - только два критерия значимы! Остальные пункты рекомендаций приводятся информативно. Составляется план-график исполнения. Через определенное время снова проводится исследование, матрица целей и решений изменяется, подстраивается для достижения результата по основным задачам в новый момент состояния дел на предприятии. Вторая и последующие итерации уже могут финансово опираться на средства от первоначальной экономии. Все и сразу - не метод. Оптимально, настойчиво, последовательно, опираясь на апробированные алгоритмы выбора и принятия решений - таков подход при внедрении СЭД. В крупных компаниях, где есть обособленные подразделения, предлагается начать оптимизацию именно с них.

Экономия живых денег дает толчок исследованиям и последующим комплексным решениям. Привлечение независимых экспертов позволяет получить взгляд со стороны. Они владеют вопросом и знают, что делать, когда вырабатывается комплексное программно-аппаратное решение организации документооборота (Total Document Solution). Важным является тот факт, что средства на инвестиции зарабатываются предприятием за счет уже полученной экономии, сформировавшейся на первых этапах реализации решений по оптимизации документопотока. А от того, насколько тесно, доверительно и последовательно взаимодействуют сотрудники и ответственные лица фирмы-заказчика и фирмы-консультанта, зависит время процесса реноваций и его стоимостная эффективность.