Что такое типичный офисный МФА образца 2003 года? Это копир, принтер, факс, сканер, документ-сервер и телекоммуникационный центр в одном устройстве. Данные функции обеспечиваются новыми конструктивными возможностями, которые изначально были присущи цифровому копиру. С его появлением выяснилось, что превратить такой аппарат в принтер относительно легко — стоит лишь организовать внешний ввод данных. А поскольку копирование (сканирование) осуществлялось в нем в цифровом виде, то потребовалось приложить еще немного усилий, чтобы превратить аппарат и в факс. Добавление сетевой платы предоставило устройству возможность работать в сети. Выделение сигнала с уже имеющегося сканера и направление его по сети позволило получить средство сетевого сканирования. Согласованный по производительности с основным устройством автоподатчик оригиналов для копирования (сканирования) превратил аппарат еще и во встроенный скоростной сетевой бизнес-сканер. Такое устройство решает задачи по оцифровке твердых копий различных документов форматом от визитки до двухсторонних листов А3.

Добавление накопителя на жестком магнитном диске позволило хранить отсканированные документы здесь же, в МФА. Но и направляемые на печать уже однажды растеризованные изображения можно хранить на этом же диске. В сочетании с соответствующим ПО для управления документами этот аппарат превратился в документ-сервер. Имеющиеся в нем средства подключения к внешним линиям можно использовать для дальнейшего расширения функций — отправления и приема документов не только по факсу, но и по электронной почте.

Сетевое подключение и связь с вэб-сервером позволило отправлять данные прямо на вэб-сайт, где к ним получает авторизованный доступ значительное количество лиц. Усилив эту функцию, можно сам аппарат превратить в перевалочную базу разноформатных данных, то есть в сервер. Тогда становится возможным, например, обновление переменного содержимого страниц корпоративного вэб-сайта, что так же просто, как и обычному пользователю отправить на печать таблицу с ценами. Теперь МФА оснащают еще и беспроводными сетевыми портами, чтобы облегчить взаимодействие с портативным оборудованием — ноутбуками и цифровыми камерами, или ускорить передачу данных до нескольких Мбайт в секунду.

Необходимость всех этих функций становится очевидной, если ознакомиться с возможностями, предоставляемыми современными СЭД (см. С. Шовкопляс, «Экономия для развития», журнал Office, № 3, 2003 г.). Если цену МФА с набором выполняемых им функций сравнить с ценой группы единичных устройств сопоставимой производительности, при этом учесть стоимость их сетевой «обвязки», подключения к электропитанию, вспомнить про место, которое займет этот «джентльменский набор» в офисе, полную стоимость его владения, то экономия становится очевидной.

Но дело не только в этой экономии. При работе различных устройств в составе единой СЭД одним из важнейших факторов является их полная программно-аппаратная совместимость. Много аппаратов — много сетевых адресов, много драйверов, проблемы приоритетов, готовности к работе, совместимости операционных систем с теми, что используются процессорами самих устройств, емкости буферов памяти, множества проводов, пропускной способности сети, наконец... Стоит учесть, что разные аппараты требуют разных расходных материалов, ЗИП и фирм для обслуживания.

Обеспечение функционирования такого офиса превращается в целое хозяйство со складом, учетом и выделенным персоналом высокой квалификации, и если в таком хозяйстве чего-то нет, это может остановить весь процесс.