В офисе головного банка имеется около 500 компьютеризированных рабочих мест, и их число продолжает расти. Персональные принтеры малой и средней производительности подсоединены к рабочим местам через LPT-порты для печати конфиденциальных документов. Есть несколько сетевых принтеров большей мощности для листов A3 с дуплексом — двухсторонней печатью. На каждом из пяти этажей работают около ста сотрудников, они пользуются двумя-тремя аналоговыми копирами, несколькими термофаксами. Много информации поступает именно по факсимильной связи, ввиду этого осуществляется сбор и рассылка факсов на рабочие места сотрудников. При движении твердых копий документов иногда происходят утери и задержки, возникает необходимость визирования и согласований. Много сетевой печати.

Проблемами при такой организации являются невозможность скрыто сортировать и выделять из общей массы конфиденциальную и нежелательную для огласки информацию, иногда нельзя точно определить, откуда поступил факс. Множество бланков требуют их заполнения и обработки, а потому часто встречаются ручные исправления и изменения в заполненных формах. Много затрат на расходные материалы для факсов, принтеров, копиров. Всегда есть несколько неработающих аппаратов, требующих сервисного обслуживания и замены изношенных узлов и механизмов. Сервисные инженеры из разных компаний делают проблематичной безопасность и конфиденциальность информации. Кроме того, габариты аналоговых аппаратов слишком велики, их использование увеличивает потребление электроэнергии и приводит к эмиссии озона в воздухе. Нет планирования затрат на сервис, бумагу, прочее, отсутствует представление об источниках формирования затрат на печать — где, в каком отделе или группе формируется перерасход.

Другой пример: компании для работы необходимо получать много документов извне и рассылать собственные материалы. Полученные разным способом — факсом, по электронной и обычной почте — и в разных форматах документы копируются в твердом виде, проверяются и подшиваются. Множество из них должны быть обработаны перед заключением окончательных договоров, что означает ручную проверку и ввод прочитанных данных. После принятия решений, когда соглашения подписываются, все сопровождавшие процесс материалы повторно копируются и подшиваются, отправляются в архив. Распечатывание электронной почты, информации с вэб-страниц, отчетов, сопроводительных документов, вкладышей, счетов и гарантийных листов означает огромное количество печати и беспрерывные затраты, затраты, затраты...

Основной проблемой подобного мощного документопотока являются именно общие расходы, в т. ч. непроизводительные затраты на бумагу, расходные материалы, неэффективное использование рабочего времени на получение и доставку документов, их отправку и получение по факсу. Факсы (зачастую невысокого качества) копируются вручную, часть их оказывается безвозвратно утраченной, в том числе из-за потери качества изображения на термобумаге через определенное время. Большие затраты приходятся на содержание архива, хранение пополняемого запаса имущества (ЗИП), транспорт, курьерскую службу. В компании задействованы много обычных копиров, заняты факсовые линии.

Несмотря на наличие многих телефонных номеров и значительные финансовые затраты на их содержание дозвониться в компанию, по мнению клиентов, крайне затруднительно. Затраты на печать и копирование съедают более 15 % бюджета.
Даже в этих примерах каждый найдет что-то схожее с ситуацией в своей фирме или организации и сможет продолжить перечень проблем. Эффективная система электронного документооборота, внедрение которой позволит решить организационные и финансовые проблемы, должна опираться на аппаратную часть — средства ввода и вывода документов.

Сейчас потребители начинают понимать, что цифровые многофункциональные машины могут решать весьма специфические и сложные задачи по управлению потоком документов, а не просто наносить или репродуцировать значки на чистую бумагу подобно принтеру или аналоговому копиру. Проблемы из примеров выше были решены внедрением СЭД с использованием МФА в качестве аппаратной части.