Работать с копи-принтером не сложнее, чем с обычным принтером или копиром, а в отличие от офсета аппарат не требует ежедневной наладки, чистки и обслуживания, не нужна высокая квалификация персонала. Чтобы подготовить печатника на офсете, нужно не менее года обучения, а подготовка оператора для работы на дупликаторе, как и для работы на копире, занимает часы. Мастер-кадр можно оставлять на барабане на несколько дней без ущерба для аппарата, не нужна ежедневная чистка машины. В лучших моделях время подготовки мастер-кадра и вывод первого листа занимает всего 12 секунд. Эти и другие свойства цифровых дупликаторов заставляют позиционировать эти изделия как офисное оборудование для корпоративного сегмента, а не только в качестве основного оборудования для оперативной полиграфии.

Свой дупликатор — это возможность печатать ровно столько продукции, сколько действительно надо, заметно сократив при этом затраты на стороннюю печать, которая всегда выполняется с задержкой и тиражом не меньше минимального объема заказа. Новые модели имеют возможность хранить в памяти несколько часто используемых изображений и список инструкций по их выводу — например, вывести изображение в виде четырех картинок А5 на лист А3 с растяжкой в одном из направлений на 7 % и смещением на 2 мм вниз. Коды пользователей позволят безопасно извлекать занесенную информацию и получить доступ к работе на дупликаторе, а машина потом выдаст отчет, какой отдел, группа или работник больше всего использовали аппарат — вопрос учета и распределения затрат среди отделов предприятия или выполнения работ на заказ решен еще на аппаратном уровне. Блокировка несанкционированного снятия мастер-кадра также повышает уровень конфиденциальности.

Нередко речь заходит о печати одинаковых документов (скажем, информационный бюллетень компании), которые надо по счету разнести в разные отделы. Предвидя такую необходимость, высококлассные модели стандартно оснащаются манипулятором (микророботом) для простой, но эффективной подборки. Дупликатору задается количество экземпляров для каждого отдела, и лапка робота после печати первого комплекта выдвигается в направлении выводного лотка и подтягивает на себя верхний лист. Следующие листы падают в стопку по-прежнему ровно. В итоге во всей стопе листов с одного края оказываются слегка выдвинутыми, как закладки, верхние листки. Робот позволил отказаться от вкладки специальных разделителей страниц, которые были третьим (теперь ненужным) расходным материалом для копи-принтера. Экономия времени на подборку еще более повышает фактическую производительность аппарата и его применимость для офиса, поскольку не требуется дорогое листоподборочное (финишное) оборудование, применяемое в оперативной полиграфии.