Сотрудник компании, ответственный за учет текущих затрат, вряд ли сможет назвать точную и, главное, реальную цифру стоимости подготовки документов. Во-первых, у него не возникало необходимости в подобного рода подсчетах, ведь существует контроль общего уровня затрат предприятия, а значит все учтено. Во-вторых, сама стоимость разбросана по разным статьям затрат, выделить и сгруппировать которые весьма непросто. В-третьих, нужно дать ответы на два важных вопроса: из чего состоит полная стоимость документа и как правильно ее подсчитать с финансовой, а не с бухгалтерской точки зрения (понятия "себестоимость документа" в целом и "себестоимость оттиска" не тождественны).

В-четвертых, сам подсчет - это только отправная точка, основное - как добиться фактической экономии. Прямое ограничение расходов, которые связаны с документооборотом, не принесет существенного эффекта. Если растет поток документов - хорошо это или плохо? Для многих организаций документ - конечный продукт. Значит ли рост документооборота, что предприятие наращивает выпуск своей "продукции"? Ведь это может происходить и при снижении стоимостной эффективности, вызывая непроизводительные затраты.

Английское отделение компании Gartner Group провело исследование в области документооборота, названное "Взгляд со стороны", и выяснило, что обычный документ среднестатистической фирмы стоит от 16 до 120 евро. Причем максимальные значения стоимости не всегда соответствуют большему числу работников на фирме, скорее, наоборот.

Какие же цифры оценки стоимости документов в нашей стране?

Попробуем взглянуть на документооборот так же, "по-гартнеровски". Представим себе компанию, которая получает документы (в основном почтой или факсом, так называемые "твердые копии"), обрабатывает их, генерирует и распечатывает свои документы, которые и составляют ее продукцию (например, отчеты). Для обеспечения своей деятельности ей приходится обрабатывать входящие счета и выставлять свои. Есть еще и внутренний документооборот (приказы, распоряжения, материалы к совещаниям, другое). Имеется служба снабжения, а в ней автомобиль и водитель. Есть административно-хозяйственная часть, общий отдел, компьютеры, сеть, бухгалтерия, счета за тепло и электроэнергию, климат-контроль, почтовые расходы и многое другое. Так вот, для такой компании все накладные расходы, по содержанию предприятия (включая управленцев и уборщиков, водителей и автомобили) следует относить на затраты, связанные с выпуском документов. Перебор!? Отнюдь.