В подавляющем большинстве украинских офисов в качестве аппаратных средств вывода на печать и копирование используются морально устаревшие дешевые аналоговые копиры и факсы с выводом на термобумагу. Сегодня в отечественных офисах в основном применяются струйные принтеры и их лазерные собратья малой производительности (до 10 стр./мин.). Естественно, на таких аппаратах печать обходится дорого, порядка 0,3-0,4 грн у струйных и около 0,12-0,15 грн у лазерных принтеров за оттиск А4 при 5 %-ном заполнении (тестовая страница А4 с 5 %-ным заполнением содержит 24 строки 9 кегля шрифта Arial с 88 знаками и 16 пробелами в строке). Это очень скромно. Обычное заполнение - в три-четыре раза больше. Исследовательско-испытательная лаборатория Bertl (США) (www.bertl.com), распространяющая программное обеспечение, которое подсчитывает реальное заполнение тонером площади листа у выходящего из печати документа в зависимости от интервала, размера и типа шрифта, полей, плотности рисунков и графики, утверждает, что ресурс, а значит и стоимость расходных материалов потребители в своих подсчетах занижают порой в десять раз.

Определяющим фактором при выборе техники для офиса в Украине по-прежнему остается цена покупки самого аппарата. Во что потом обойдется его эксплуатация - вопрос риторический. Тот факт, что на современных офисных сетевых машинах стоимость расходных материалов на монохромный оттиск не превышает 0,01-0,015 грн за страницу (А4 с 5 %), затмевается в сознании потребителя меньшей ценой аппарата малого класса.

Себестоимость оттиска и бумаги обычно не превышает 30-50 % приведенной полной стоимости владения аппаратом или еще того меньше (см. "Office" 1-2/2003, стр. 44). А неэффективность привычной технологии документооборота, несоответствие возможностей уже имеющейся техники и методов работы с документом в офисе приводит к увеличению цены документа на один-два порядка по сравнению с полной ценой оттиска.

Обычный процесс прохождения, визирования и проверки документа требует копирования ("В трех экземплярах, пожалуйста!") и проставления "мокрых" подписей на "твердой" копии. Даже если на фирме уже стоит разветвленная локальная сеть, деловую электронную почту обычно распечатывают. Документы, принятые по факсу на термобумагу, копируют, а затем прошивают и хранят в архиве. Если же нужно поднять что-то из архива, то копирование происходит еще раз, теперь уже из подшитого тома. Промежуточных копий и распечаток может быть очень много, прежде чем новый документ будет готов.

После такого количества операций наверняка у многих возникнет острое желание хранить документ в электронном виде с необходимыми учетными метками и прописанным правом доступа на чтение, с программным управлением поиска и смарт-каталогизацией, со штрих-кодированием меток для закладки оригиналов в бумажный архив (если без него нельзя обойтись).